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In diesem Artikel zeige ich dir ein TODO-System, mit dem du sicherstellst, dass du immer genau die richtigen Aufgaben angehst, die dein Unternehmen wirklich voranbringen.
Diesen Artikel gibt es auch als Podcast-Episode:

Einleitung


Hey, schön dass du hier bist. Mir ist klar, dass der Titel und die kleine Beschreibung oben wirklich vielversprechend klingt. Ich verspreche dir, dass dich das System nicht enttäuschen wird.

Ein fantastisches Buch
Ich habe das System nicht erfunden. Das will ich hier ganz klar sagen. Ich habe es aus dem Buch “Profit First”* von Mike Michalowicz. Das ist übrigens ein fantastisches Buch und ein “Must Read” für jeden Unternehmer.

Große Versprechen
In dem Buch geht es aber eigentlich gar nicht um Organisation und TODOs, sondern um Finanzen. Aber schau’ einfach mal ins folgende Video, falls dich interessiert, wie du ab dem ersten eingegangenen Euro schon Profit machen kannst (Ich merke schon: Dieser Artikel ist voller großer Versprechen).

In diesem Video stelle ich es dir kurz vor:

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Kommen wir aber wieder zum Thema des Artikels. Ich will dir das System hier mal ausführlich vorstellen, weil ich es genial finde. Es ist simpel…aber genial.

Wenn du dich an dieses System hältst, weißt du tatsächlich immer genau, welche Aufgabe du als erstes / nächstes angehen solltest, um maximalen Erfolg zu erzielen.

Genug der Vorworte…steigen wir ein ins System!


Das System erklärt


​In diesem System gibt es drei verschiedene Kategorien von TODOs. Es gibt TODOs, die sofort oder in naher Zukunft Geld einspielen. Dann gibt es TODOs, die Kunden glücklich / zufriedener machen und es gibt TODOs, die ein System aufsetzen, welches sich für spätere Aufgaben nutzen lässt.

Die drei Kategorien
Ich nenne die Kategorien einfach mal “Geldeinspieler”, “Kundenzufriedensteller” und “Systemaufsetzer”. Für diese Kategorien benutzt Mike in seinem Buch drei Symbole. Ein Dollar-Zeichen, ein Smiley und ein Unendlich-Zeichen.


#01: “Geldeinspieler”

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Diese Kategorie ist ja relativ klar. Hier geht es einfach um Aufgaben, die dir sofort oder innerhalb der nächsten 60 Tage Geld einspielen. Also direkte Aufträge für Kunden oder Verkäufe deiner Produkte.

#02: “Kundenzufriedensteller”

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Hier geht es um Aufgaben, die nicht direkt Geld einspielen, aber deinen bestehenden Kunden glücklicher macht (was natürlich zu Weiterempfehlungen und somit auch wieder zu Einnahmen führt).

Kleine Frage, große Wirkung
Das können einfach irgendwelche kostenlosen Zusatzleistungen sein oder das einfache Nachfragen, ob alles in Ordnung ist und ob du nicht noch irgendwie helfen kannst. Eine kleine Frage kann schon viel bewirken und zeigt, dass du dich wirklich für den Erfolg deiner Kunden interessierst.

#03: “Systemaufsetzer”

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Hier sind Aufgaben gemeint, die ein wiederholbares System aufsetzen, welches du für zukünftige Aufgaben / Aufträge verwenden kannst. Also Arbeit, die du ein mal machst und dann nicht nochmal machen musst.

Das können zum Beispiel E-Mail-Kampagnen sein oder irgendwelche Vorlagen, die du später weiterverwenden kannst.


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Einfache Priorisierung deiner Aufgaben


Und wie hilft mir das System jetzt zu wissen, welche Aufgabe ich als erstes / nächstes angehen sollte?” magst du dich vielleicht fragen.

Zuweisung der Kategorien zu Aufgaben
Durch die Zuweisung der oben genannten Kategorien an deine Aufgaben. Eine Aufgabe kann eine oder mehrere der Kategorien haben. Je mehr dieser Kategorien du deiner Aufgabe zuteilen kannst, umso wichtiger ist die Aufgabe und so weiter nach oben sollte diese Aufgabe auf deiner TODO-Liste rutschen.

Je mehr Kategorien, desto besser
Wenn eine Aufgabe allen drei Kategorien zugewiesen werden kann, sollte das die Aufgabe sein, die du als erstes angehst, denn sie spielt dir Geld ein, macht Kunden glücklich und schafft auch noch ein wiederholbares System für weitere Einnahmen. Perfekt!

Danach kommen dann Aufgaben mit 2 Kategorien und danach mit nur einer. TODOs die keine dieser Kategorien zugeordnet werden können, können entweder ganz unten in der Liste bleiben oder vielleicht sogar komplett gelöscht werden.

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Ein kleiner Hinweis:
Oft gibt es Aufgaben, die du jeden Tag auf den nächsten Tag schiebst, weil sie z.Z. nicht so wichtig sind. Frag‘ dich ein mal, ob diese Aufgabe überhaupt irgendwann mal wirklich wichtig wird. Wenn nicht, kannst du sie auch löschen. Falls doch, häng‘ ein klares Datum dran, sonst wirst du diese Aufgabe vielleicht nie angehen. Eine Deadline kann da sehr hilfreich sein.

​Beispiele für Kombinationen

Eine Kombination aus “Geldeinspieler” und “Kundenzufriedensteller” kann folgendes sein:
​Du verkaufst einem bestehenden Kunden ein zusätzliches Software-Modul, welches seine Arbeitsabläufe enorm vereinfacht und dir zusätzliches Geld einspielt. Der Kunde ist zufrieden und du auch. Ein Win-Win!

Eine Kombination aus allen drei Kategorien könnte z.B. sein, wenn du einem Kunden eine Website erstellst, die gleichzeitig als Vorlage für weitere Kunden dienen kann. Vielleicht ein Template, das sich individuell anpassen lässt, aber nur ein mal aufgebaut werden muss. So hast du direkte Einnahmen, zufriedene Kunden und ein System geschaffen. Ideal.


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Fazit


Ich liebe dieses TODO-System. Ich nutze es täglich beim morgendlichen Journaling, bei dem ich meine drei wichtigsten Aufgaben für den Tag definiere. Das System hilft mir enorm dabei die richtigen(!) Aufgaben zu finden und über den Tag anzugehen.

Das sorgt dafür, dass ich jeden Tag Fortschritte in die richtige Richtung mache. Außerdem motiviert es ungemein!

Probier’ es unbedingt auch mal aus und schreib’ mir, ob es für dich geklappt hat. Mich würde auch interessieren welche TODO-Apps du nutzt.

Ich bin mittlerweile bei Todoist hängen geblieben. Ich liebe diese App. Welche nutzt du?

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Deine Action-Steps


Wenn du das TODO-System für dich umsetzen willst, kannst du folgende Schritte angehen:
  1. Liste alle deine TODOs auf
  2. Weise jedem einzelnen TODO die oben genannten Kategorien zu
  3. Priorisiere die TODOs mit den meisten Kategorien an die oberste Stelle deiner Liste
  4. Beginne mit den wichtigsten Aufgaben

Ich persönliche schaue jeden Morgen in meine TODOs für den Tag und ordne die Kategorien zu. So bestimme ich dann, welche meiner Aufgaben die wichtigsten für den Tag sind.


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