In diesem Artikel erkläre ich dir, wie ich das GTD System von David Allen in meinen Arbeits- und Lebens-Alltag eingebaut habe, und wie es mir hilft, produktiver zu sein und nichts mehr zu vergessen.

GTD - Was ist GTD überhaupt?

GTD ist ein von David Allen entwickeltes System (auch wenn er es nicht so nennen will), welches dir dabei hilft, alle anfallenden Dinge im Leben zu sammeln, zu organisieren und zu erledigen.

Ich kenne und nutze das GTD System jetzt schon mehrere Jahre. Allerdings nutze ich es nicht 1 zu 1 so wie David Allen es in seinem Buch »Wie ich die Dinge geregelt kriege« beschreibt.

Meine Vermutung ist aber eh, dass dieses System nur von den wenigsten Menschen 1 zu 1 so verwendet wird, wie er es beschreibt. Unsere Leben und Anforderungen sind alle so unterschiedlich, dass es zumindest teilweise an das eigene Leben angepasst werden kann und sollte. Obwohl ich sagen muss, dass die beschriebenen Vorgehensweisen durchaus für jeden Sinn ergeben – egal ob Arzt, Student oder Geschäftsführer.

 

Die Grundlagen von GTD in der Zusammenfassung

Das GTD System unterteilt sich in folgende 5 unterschiedliche Phasen:

1. Erfassen
2. Durcharbeiten
3. Organisieren
4. Pflegen und Reviews
5. Erledigen

GTD - Die 5 Phasen

Hier erkläre ich dir kurz die einzelenen Phasen des GTD Systems:

 

GTD Phase 1: Erfassen

Beim Erfassen im GTD System geht es einfach darum, alle(!) Dinge, die in deinem Leben deine Aufmerksamkeit in irgendeiner Art und Weise beanspruchen, aufzuschreiben und in einen »Eingangskorb« zu legen.

Dieser Eingangskorb kann alles sein: Ein echter Eingangskorb für Post, ein Email-Postfach oder eine TODO-App. Hauptsache du hast einfachen Zugriff auf diesen Eingangskorb, um jederzeit darin Dinge ablegen zu können, damit diese nicht mehr in deinem Hirn »Platz« verbrauchen, den du für neue Ideen und aktuelle Aufgaben verwenden solltest.

 

GTD Phase 2 und 3: Durcharbeiten und Organisieren

Beim Durcharbeiten und Organisieren geht es darum, den anfallenden Dingen aus der Erfassungs-Phase den nächsten Handlungsschritt zuzuweisen, um daraus echte Aufgaben zu machen.

Sollte diese Aufgabe weniger als 2 Minuten dauern, solltest du sie nach dem GTD System sofort erledigen, damit sich deine Aufgabenliste nicht unendlich aufbläht.

 

Projekte

Sollte sie länger als 2 Minuten dauern: Definiere den ersten Schritt, um dem anfallenden »Ding« eine echte Aufgabe zuzuweisen. Sollte dieses »Ding« mehr als einen Handlungsschritt haben, mach daraus ein Projekt.

Ein Projekt ist laut GTD Definition eine Aufgabe, die mehr als eine Unteraufgabe benötigt, um komplett erledigt zu sein.

 

Kontexte

Jede Aufgabe bekommt einen Kontext zugewiesen. Ein Kontext kann zum Beispiel »Supermarkt« oder »Büro« sein. Das sind also Orte, an denen die Aufgabe erledigt werden kann.

So unterteilen sich deine Aufgaben in unterschiedliche Listen, die den Namen des jeweiligen Kontexts haben. Somit kannst du immer am entsprechenden Ort (wie z.B. deinem Büro) die jeweilige Liste zur Hand nehmen und abarbeiten.

 

Kein Handlungsschritt – Was dann?

Sollte ein »Ding« keinen nächsten Handlungsschritt beinhalten, gibt es eigentlich nur 3 Möglichkeiten: Wegwerfen, delegieren oder zur Referenz abspeichern. Wobei Delegieren als Aufgabe aufgeschrieben werden kann.

Sollte ein »Ding« zur Referenz später nochmal benötigt werden, solltest du diese Sache in einem bewährten System archivieren. Ich nutze dazu Evernote, weil es durch die erstklassige Suche dafür sorgt, dass alles gut gefunden werden kann. Und zwar egal wann und wo, da es sich mit meiner Smartphone-App synchronisiert.

Aufgaben, die delegiert werden müssen, sollten nach der Delegation in eine »Warte auf«-Liste wandern, damit du weißt, dass du von Person X noch eine Rückmeldung bekommst.

 

GTD Phase 4: Pflege und Review des GTD Systems

Damit das GTD System funktioniert, musst du regelmäßig durch all deine Projekte und Listen durchschauen und ggf. nacharbeiten. Ich nutze dazu ein wöchentliches Review, um Aufgaben zu finden, die ich vergessen habe abzuhaken, die meine Aufmerksamkeit in anderer Art erfordern oder ob ich noch auf eine Rückmeldung von jemand warte.

 

GTD Phase 5: Erledigen

In der Erledigen-Phase des GTD Systems arbeitest du die Aufgaben tatsächlich ab. Und zwar nach folgenden Kriterien:

1. Kontext / Ort
2. Zeit
3. Energie
4. Priorität

Zuerst schaust du also, an welchem Ort du dich befindest und wählst die Aufgabenliste mit dem passenden Kontext / Namen. Danach prüfst du, wie viel Zeit du gerade zur Verfügung hast und wählst dann die Aufgabe aus, die in den Zeitrahmen passt.

Ein weiterer wichtiger Faktor beim GTD System ist das Energielevel. Vielleicht kommst du gerade aus einem langen und anstrengenden Meeting und kannst gerade nur leichte Aufgaben erledigen.

Erst an 4. Stelle kommt die Priorität deiner Aufgaben, wenn es nach GTD geht. Da stimme ich nicht ganz mit überein und mache es auch anders. Wie genau erfährst du gleich.

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Wie ich GTD für meine Aufgaben- und Projektverwaltung nutze

Um dir zu erklären, wie ich das GTD System an meine Bedürfnisse angepasst habe, führe ich dich am besten einfach mal durch meine Woche und ein paar Beispiel-Situationen, in denen mir GTD extrem hilft.

Montags: Wochenplanung und Review mit GTD

Montags mache ich meine Wochenplanung. Ich gehe also meinen Eingangskorb durch und lege fest, wann ich die jeweilige Aufgabe in dieser Woche erledigen will oder muss. Viele Dinge in meinem Eingangskorb sind nur grobe Ideen, die dann entweder den nächsten Schritt bekommen, um daraus eine echte Aufgabe zu machen, oder in meiner »Irgendwann«- oder »Ideen«-Liste landen.

Genau diese beiden (und weitere) Listen schaue ich Montagmorgens ebenfalls komplett durch, um herauszufinden, ob ich diese Woche einer der Dinge aus diesen Listen erledigen will. Außerdem schaue ich täglich in meine »Warte Auf«-Liste, da ich recht viele Aufgaben delegieren muss und/oder auf Rückmeldung von Kunden warten muss, um meine Aufgaben fortführen zu können.

Außerdem plane ich Montags meine Inhaltsveröffentlichungen der Woche. Also was ich im YouTube-Kanal, Blog und Podcast veröffentlichen möchte. Dafür habe ich eine Redaktionsplan-Liste.

Tagesplanung mit GTD

Wenn die Wochenplanung abgeschlossen ist, nehme ich mir den aktuellen Tag vor. Dabei schaue ich mir nur die Liste mit den Aufgaben an, die ich an diesem Tag erledigen muss.

Dann nehme ich mir jede Aufgabe einzeln vor und weise ihr bestimmte Tags / Labels zu. Zuerst schätze ich die Dauer der Aufgabe und weise eines der folgenden Tags zu: 10 Min, 30 Min, 60 Min, 120 Min. Danach habe ich noch einen weiteren Tag, der definiert wie viel Energie / Aufmerksamkeit mich diese Aufgabe kostet. Die Tags dazu heißen !, !! und !!!. Wobei !!! die höchste Aufmerksamkeit bedeutet. So kann ich – je nach verfügbarer Zeit und meinem Energielevel über den Tag – die passende Aufgabe finden und angehen.

Mein wichtigster Tag ist aber der »Wichtig«-Tag, mit welchem ich alle Aufgaben des Tages bestücke, die unbedingt an diesem Tag erledigt werden müssen. Ich versuche bei max. 4 wichtigen Aufgaben pro Tag zu bleiben, was mir aber nur selten gelingt wenn ich ehrlich bin.

Außerdem sind meine Tages-TODO-Listen fast jeden Tag zu lang. Ich nehme mir häufig viel zu viel vor, was ich dann jeden Abend wieder an einen anderen Tag verschieben muss. Hier muss ich definitiv noch besser werden!

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Beispiel-Situation: Kundentelefonat kommt rein

Wenn ich gerade an einer wichtigen Aufgabe arbeite und ein Kunde ruft mich an, dann notiere ich mir kurz, womit ich nach dem Telefonat weitermachen muss und nehme den Anruf dann meistens an.

In so einem Anruf entstehen meistens neue Aufgaben, weshalb ich zu Beginn jedes Telefonats eine Notiz-App (Agenda) an meinem Computer öffne, um mir alle wichtigen Dinge zu notieren. Nach dem Telefonat gehe ich diese Notiz dann schnell durch und entscheide, ob das Aufgaben sind, die ich in nächster Zeit angehen muss oder ob ich noch weitere Informationen recherchieren muss. Das landet dann als Aufgaben in meinen entsprechenden Listen.

Danach geht es dann weiter mit meiner wichtigen Aufgabe, die ich für das Telefonat unterbrechen musste.

Beispiel-Situation: Kollege möchte etwas per Slack Chat

Wenn ich gerade an einer wichtigen Aufgabe arbeite und mein Arbeitskollege oder jemand anders schreibt mich per Slack oder ähnlichem Chatsystem an, dann werfe ich diese Aufgabe / Info meistens erstmal in meinen Eingangskorb in meiner TODO-App.

Da ich diesen Eingangskorb jeden Morgen durchsehe weiß ich, dass ich garantiert an diese Sache denken und ihr die nächsten Handlungsschritte zuweisen werde. So kann ich nichts vergessen und nach der Chat-Nachricht erstmal mit meiner Aufgabe weitermachen. So wird mein Hirn nicht durch diese Sache blockiert, die ich mir sonst merken müsste (was nicht gelingen würde) und somit Kapazität von meinem Hirn „absaugen“ würde.

Beispiel-Situation: Idee kommt während dem Einkauf

Wenn mir während dem Einkaufen, Joggen oder Spazieren eine Idee kommt (was vor allem beim Joggen mit Podcast im Ohr oft passiert), notiere ich diese Idee ebenfalls erstmal in meinem Eingangskorb meiner TODO-App. Dank Smartphone habe ich die App natürlich immer bei mir und die Idee ist schnell notiert.

Handelt es sich um eine Idee, die ich nicht mit 5 oder 6 Worten in der TODO-App speichern kann, verwende ich Evernote, um mir eine Audionotiz aufzunehmen und diese in meinem »Eingangskorb«-Notizbuch in Evernote abzuspeichern. Auch diesen Eingangskorb schaue ich mind. wöchentlich durch.

Projekte und Kunden

Laut GTD System ist alles ein Projekt, was mehr als einen Handlungsschritt hat. Bei mir sind Projekte auch einzelne Kunden. Jeder Kunde bekommt ein eigenes Projekt zugewiesen, welches unter Umständen sogar Unter-Projekte hat – je nachdem ob ein Kunde nur Facebook-Kunde oder vielleicht auch SEO-Kunde ist.

So sehe ich auf einen Blick, welche Aufgaben für diesen Kunden aktuell noch offen oder bereits erledigt sind. Außerdem kann ich mir in den Projekten zu jedem Kunden Notizen machen, wie viel des mtl. Budgets bereits ausgeschöpft ist oder ähnliche Dinge.

Diese Kunden-Projekte helfen mir enorm, vor allem wenn ich mit Kunden telefoniere und eine schnelle Übersicht brauche, was noch zu tun ist und was die nächsten Schritte sind.

Planen, Organisieren und Ziele erreichen

So, jetzt habe ich dir grob erklärt, wie ich das GTD System für mich umgesetzt habe. Bestimmt habe ich noch ein paar Dinge vergessen. Wenn du Fragen hast, schreib’ mir gerne einen Kommentar.

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Fazit: GTD ist genial

Das GTD System ist wirklich großartig und für mich als sehr vergesslichen Menschen perfekt geeignet, um meine Projekte und Aufgaben zu organisieren und zu erledigen. Ohne dieses System wäre ich echt aufgeschmissen und würde jede Menge Dinge vergessen.

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