Wie ich mit P.A.R.A. mein Leben und Business organisiere

Ich bin ein sehr vergesslicher Mensch. Wenn ich mir meine Termine oder Dinge, an die ich denken muss, nicht aufschreibe … dann vergesse ich sie garantiert.

Das ist vor allem ein großes Problem, weil ich selbstständig bin. Deshalb setze ich mich seit mindestens 15 Jahren mit verschiedenen Selbstmanagement-Systemen auseinander. Seit rund zwei Jahren war mein „Bedarf“ in diesem Bereich eigentlich gedeckt, weil ich bereits ein für mich funktionierendes System gefunden hatte … aber …

Vor einiger Zeit habe ich das vielleicht beste Selbstmanagement-System überhaupt gefunden. Ich bin überzeugt davon, dass jeder Mensch von diesem einfachen System profitieren kann. Es macht die Organisation so simpel, aber unglaublich sinnvoll und effektiv.

Dieses System nennt sich »P.A.R.A.« und wurde von Tiago Forte entwickelt. In diesem Artikel möchte ich dir sein System kurz vorstellen.

Außerdem möchte ich dir zeigen, wie ich es in der Praxis für meine privaten und geschäftlichen Angelegenheiten einsetze, denn gerade für mich als Vater eines Sohnes, „Content-Creator“ und Selbstständiger ist dieses System pures Gold wert.

Natürlich zeige ich dir auch, mit welchen Tools ich das System umsetze (du kannst jedes Tool nutzen, das du möchtest).

Das P.A.R.A. – System von Tiago Forte in der Kurzzusammenfassung

P.A.R.A. steht für »Projects«, »Areas«, »Ressources« und »Archives«. Was das genau zu bedeuten hat, und wie diese Elemente zusammenspielen, erkläre ich dir sofort.

A = Areas / Bereiche

Anstatt mit dem „P“ zu beginnen, starten wir zur Erklärung lieber mit dem „A“…

Jeder von uns hat Lebensbereiche, die uns wichtig sind.

Für mich zum Beispiel sind das folgende:

Alle diese Bereiche meines Lebens müssen organisiert werden. Meine Projekte und Aufgaben, aber auch Ressourcen, gehören diesen Bereichen meines Lebens an. Es macht Sinn die drei erwähnten „Dinge“ immer diesen Bereichen zuzordnen, um sie später einfach und schnell wiederfinden zu können.

Ich nutze Notion.so um meine Lebensbereiche zu sortieren. Das sieht so aus:

Wenn ich auf einen dieser Bereiche klicke, öffnet sich eine neue Seite in der dann ggf. zugeordnete Projekte oder andere Dinge zu finden sind, die dem jeweiligen Bereich angehören.

So habe ich eine zentrale Anlaufstelle für meine verschiedenen Lebensbereiche.

Das ist ein unglaublich befreiendes Gefühl von Klarheit und Ordnung kann ich dir sagen.

P = Projects / Projekte

Projekte haben ein klar definiertes Ziel, ein Fertigstellungsdatum und meistens auch mehrere untergeordnete Aufgaben und Ressourcen. Projekte können den Lebensbereichen zugeordnet werden und sollten niemals etwas Dauerhaftes sein (weil dann sind es Bereiche; keine Projekte!).

Meine Projekte sahen z.B. mal so aus (aus Datenschutzgründen sind das keine echten Namen oder Daten):

  • Newsletter-Erneuerung
  • Vertrauensmarketing-Buch
  • Projekt 25k
  • Website Gregor K.
  • Vertrauensmarketing-Workshop Januar 2021
  • Thorsten H.
  • Frederike L.
  • Kerstin D.
  • … (weitere Coaching-Kundennamen einfügen)
  • Weihnachten

Alle diese Projekte haben ein klares Ziel (dessen Erreichung darüber bestimmt, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde) und ein klar definiertes Enddatum. Bei Coaching-Kunden ist das dann z.B. das Enddatum des Coachingzeitraums.

So sieht das bei mir in Notion.so aus …

(Der böse Kevin befolgt seine eigenen Anweisungen nicht und hat bei ein paar seiner Coaching-Kunden kein Enddatum eingestellt! Frechheit! Das darf ich wohl noch nachholen 😉)

Zusätzlich zu den Projekten habe ich natürlich eine Liste mit TODOs. Also Aufgaben, die diesen Projekten zugeordnet werden können. Hier kommt dann übrigens die Magie von Notion.so ins Spiel, da ich dort Datenbanken, Tabellen und Einträge erstellen kann, die miteinander verbunden werden können.

So kann ich mir z.B. in einem Projekt in Notion.so nur die Aufgaben aus meiner Master-TODO-Liste anzeigen lassen, die dem jeweiligen Projekt zugeordnet sind. Aber das geht schon zu sehr ins Detail 😉

Wichtig ist einfach, dass ich auch bei den Projekten wieder eine zentrale Anlaufstelle für zughörige Aufgaben, Ressourcen und Co geschaffen habe.

R = Ressources / Ressourcen

Ressourcen sind nicht ganz so einfach zu erklären finde ich. Am besten wird das vielleicht anhand meiner Ressourcen klar.

Die sehen aktuell so aus:

  • Warte Auf
  • Kundenfeedback
  • Heldenstories (Kundenerfolgsgeschichten)
  • People
  • Interessante Orte
  • Essen
  • Wissenswertes
  • Bücher
  • Swipe-File

Das sind einfach verschiedene Dinge, auf die ich regelmäßig zugreifen muss oder möchte. In der Ressource „People“ finden sich z.B. Freunde, Kunden, Bekannte und deren Adressen oder andere Dinge, die wichtig sind.

In der Ressource „Warte Auf“ ist einfach nur eine Liste von Menschen oder Dingen, auf die ich aktuell warte, um mit irgendwas weitermachen zu können. Das kann z.B. die Annahme eines Angebotes sein oder die Zurückgabe eines ausgeliehenen Gegenstandes.

All diese Ressourcen lassen sich in die Bereiche oder Projekte integrieren (mit Notion.so ist das alles super einfach), um sie an verschiedenen Orten anzeigen und nutzen zu können. Außerdem lassen sich diese Ressourcen natürlich dank digitaler Tools wunderbar durchsuchen, falls ich z.B. mal an einem Blog-Artikel schreibe.

Dann kann ich in die Ressource „Bücher“ schauen ob dort ein interessantes Zitat oder irgendwas anderes, was ich mir zu Büchern notiert habe, die ich gelesen habe, zu finden ist. Das kann ich dann im Blog-Artikel verwenden.

A = Archives / Archive

Das Archiv ist recht einfach erklärt. Hier packe ich einfach alle Dinge rein, von denen ich glaube, dass ich sie später nochmal gebrauchen könnte. Das kann z.B. ein Schreiben über meine neue Steuerklasse sein oder irgendwas, was ich später eventuell nochmal brauchen könnte.

Das lässt sich natürlich auch wunderbar durchsuchen (selbst eingescannte PDF-Dateien können die Tools heutzutage nach Texten durchsuchen).

Schreiben vom Finanzamt oder etwas ähnliches sind das perfekte Beispiel für das Archiv. Ich mache einen Scan mit meinem iPad und „schmeisse“ das Dokument dann in meine Notiz-App namens „Nimbus Note“. Dort kann ich sie archivieren und jederzeit wiederfinden, falls ich Infos aus dem Dokument irgendwann mal benötigen sollte.

Weitere Infos zu P.A.R.A. finden sich in Tiago Fortes Blog-Artikel

Hier findest du den ausführlichen Blog-Artikel von Tiago Forte zu seinem P.A.R.A. – System, falls du tiefer in die Erklärung einsteigen willst: https://fortelabs.co/blog/para/

Zwei konkrete Beispiele, wie ich das P.A.R.A. – System in der Praxis nutze

Beispiel 1: Workshop oder Coaching
Ich halte regelmäßig Workshops oder Coachings mit meinen Kunden. Dabei habe ich mein iPad dabei und mache mir darauf Notizen über die Themen, die meinen Coachee gerade beschäftigen. Manchmal füllen wir auch gemeinsam Worksheets aus der Vertrauensmarketing-Akademie aus.

Wenn wir mit den Notizen oder dem Worksheet fertig sind, gehe ich in den Bereich „Coaching-Kunden“ in Notion.so und finde dort direkt das passende Projekt meines Coachees (jeder Coachee „ist“ ein Projekt in Notion.so im Bereich „Coaching-Kunden“).

Hier kommt noch ein anderes Tool ins Spiel: Für Notizen, die ich auf dem iPad mit dem Pencil mache, nutze ich GoodNotes. Auch hier gibt es die gleiche Struktur, wie in allen meinen anderen Tools. Also auch die gleichen Bereiche und Projekte.

Alle Tools, die ich zur Organisation nutze, haben die gleiche Ordnerstruktur. Die exakt gleichen Bereich-, Projekt-, Ressourcen- und Archivnamen. So ist immer ganz klar, wo ich welche Infos finde.

Beispiel 2: Darts
Wir haben eine Hobby-Darts-Liga. Ein Spieler in dieser Liga bringt immer mal wieder neue Darts, neue Flights oder andere Dinge für Dart-Nerds mit, die wir dann mal ausprobieren können. Manches davon gefällt mir und will ich mir eventuell später genauer anschauen oder bestellen.

Dann mache ich ein Foto von dem Material und/oder schreibe mir den Namen des Dartpfeils auf. Vielleicht hat er sogar direkt einen Link zu einem Shop, in welchem ich ihn besonders günstig kaufen kann.

Dieses Foto und diesen Text ordne ich dann sofort meinem Bereich „Darts“ in Notion.so zu. So weiß ich ganz genau, dass ich es wiederfinden kann, wenn ich es brauche. Ein paar Tage später kann ich an meinem Computer / iPad / Handy auf Notion.so zugreifen und die entsprechenden Infos und Links verwenden, um das Material zu bestellen (oder weiter zu recherchieren).

Wie du mit P.A.R.A. ganz einfach beginnen kannst

Wenn ich dich für das P.A.R.A. – System begeistern konnte, möchtest du vielleicht damit starten…du fragst dich aber vielleicht, wie du damit beginnen kannst.

Ich schlage folgenden Ablauf vor…

Schritt #1: Definiere deine Bereiche

Fang einfach mal damit an in einem Google-Document oder mit Stift und Papier deine aktuellen Lebensbereiche aufzuschreiben.

Schritt #2: Definiere deine Projekte

Schreib dann deine aktuellen Projekte nieder. Denk daran, dass es nur ein Projekt ist, wenn es ein klares Ziel hat (sonst weißt du nicht, wann es abgeschlossen ist) und wenn es ein Enddatum hat (wenn es unendlich ist, ist es ein Bereich und kein Projekt).

Schritt #3: Sammle deine Aufgaben

Wahrscheinlich nutzt du bereits eine TODO-App. Dann hast du einen Bereich, in dem alle deine Aufgaben zu finden sind. Falls nicht: Sammle alle deine Aufgaben in einer TODO-App deiner Wahl (ich nutze mittlerweile auch für TODOs Notion.so. Früher Things 3; Todoist ist auch genial).

Achte darauf, dass du in deiner TODO-App die gleichen Bereichs- und Projektnamen verwendest, wie in deinen Listen, die du gerade erstellt hast. So hast du die gleiche Struktur in allen Apps, die du eventuell nutzen wirst. Das macht die Organisation sooooo viel einfacher.

Schritt #4: Diese Tool-Arten brauchst du

Welche Tools du genau benutzt, ist völlig egal. Es gibt aber ein paar Arten von Tools, die du für eine sinnvolle Organisation brauchen wirst.

Folgende Tool-Arten brauchst du:

  • Notizen-App
  • TODO-App
  • „Organisations“-App
  • (Optional) Entwurfs-App

Eine Notizen-App ist z.B. Evernote oder Nimbus Note. Dort sammelst du Notizen, Dokumente oder Scans von Dokumenten, die du später über die Suchfunktion des Tools wiederfinden willst. Beispiel: Ein Dokument vom Finanzamt. Achte auch hier auf die gleiche Ordnerstruktur und Betitelung.

Eine TODO-App brauche ich denke ich nicht groß erklären. Deine TODO-App sollte allerdings die Funktion haben, Projekte erstellen zu können. Ich habe lange Zeit Things 3 genutzt. Todoist ist auch gut. Oder du nutzt Notion.so als deine TODO-App. Das mache ich mittlerweile.

Eine „Organisations“-App ist aus meiner Sicht Notion.so. Hier kannst du deine Bereiche, Projekte und Co anlegen, durchsuchen und sehr individuell gestalten. Ich werde dazu mal ein Video machen, damit das Ganze klarer wird.

Eine „Entwurfs“-App ist aus meiner Sicht sehr nützlich. Sie wäre in einem Trichter sozusagen der Teil ganz oben, in den alles reinfließt (und später systematisch verteilt wird). Ich nutze dafür die App „Drafts“.

Hier schreibe ich z.B. auch gerade diesen Blog-Artikel. Wenn der fertig ist, wandert er in eine Notiz und in meinen Bereich „Content“. Dort habe ich einen Redaktionsplan, dem ich die entsprechende Notiz zuweisen kann. Aus dieser Notiz wird dann später ein echter Blog-Artikel für meine Website.

Drafts nutze ich immer als erste Anlaufstelle, um etwas in mein P.A.R.A. – System „hineinzugeben“. In die App schaue ich täglich rein, um die neu reingelaufenen Dinge an die entsprechenden Bereiche, Projekte oder Ressourcen zu verteilen.

Dafür habe ich früher den Eingangskorb in der App „Things 3“ genutzt. Es ist wieder relativ egal, welches Tool du nutzt…wichtig ist nur, dass du eine zentrale Anlaufstelle für neue Dinge hast und dich nicht immer direkt mit der korrekten „Einordnung“ beschäftigen musst.

Schritt #5: Lass die Magie von P.A.R.A. sich entwickeln

Dein System wird sich Woche für Woche weiterentwickeln. Starte unperfekt und lass die Magie von P.A.R.A. ihren Lauf nehmen.

Ich habe damals schon nach dem ersten Tag gemerkt, wie mächtig das Ganze ist. Mein System hat sich mit jeder Woche verfeinert und tut das weiterhin. Aber ich bin überglücklich dieses System entdeckt und in mein Leben und Business implementiert zu haben. Es ist großartig. Wirklich!

Ich werde im Verlaufe der nächsten Wochen, Monate und Jahre wahrscheinlich regelmäßig mehr Videos und Artikel zum Thema Selbstmanagement und auch zu P.A.R.A. machen, weil ich das System von Tiago Forte so sehr feiere und wertschätze. Ich bin davon überzeugt, dass jeder Mensch extrem davon profitieren kann.

Ich wünsche dir ganz viel Freude bei der Umsetzung!
LG, Kevin

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